Vous êtes aujourd’hui confronté à de nombreuses problématiques qui alourdissent considérablement vos journées. Pourtant, des solutions logicielles existent pour vous épauler dans votre fonction et libérer du temps pour vous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée. Je vous propose un zoom sur les différents outils à votre disposition.
Logiciel conformité « clé en main » : une fausse bonne idée
Les logiciels sur étagère dédiés à la compliance (SAP Process Control, Metricstream, etc.) présentent de nombreux avantages pour le responsable conformité : disposer d’un suivi rapide, pouvoir réagir rapidement en cas d’anomalie, imprimer directement depuis l’outil tous les documents nécessaires à la preuve et réduire les erreurs administratives. En effet, ces logiciels de gestion de la conformité permettent, entre autres, d’intégrer les réglementations et les directives qui concernent l’activité de votre entreprise et de traquer toutes les procédures impactées.
Cependant, si ces logiciels spécialisés permettent d’améliorer la gestion de la conformité, ils peuvent rapidement montrer leurs limites. Tout d’abord, ce sont bien souvent des solutions métiers (QSE par exemple) ou sectorielles. Cela signifie qu’elles ne répondent qu’à certaines problématiques et ne couvrent pas l’ensemble de vos besoins. Pourquoi cela ne vous convient pas ? Parce qu’aucun responsable de la conformité n’a le même profil et parce que chaque entreprise a ses propres spécificités. Il est alors nécessaire de prévoir des ajustements et des développements spécifiques. En plus des investissements supplémentaires en termes de coûts et de temps, ces développements ne font pas preuve d’agilité et de flexibilité.
De plus, la plupart du temps, ces solutions ne prennent pas en compte les procédures internes de votre entreprise pour garantir la conformité de vos propres processus. Il vous faut alors les contrôler de façon informelle, ou via des fichiers “maison”, sans réel suivi, ni traçabilité. Un vrai casse-tête lorsque vous avez besoin d’apporter des preuves de conformité à votre hiérarchie ou de suivre le travail de vos équipes : Comment tordre mon besoin pour le faire rentrer dans un outil « clé en main » ?
Le besoin d’un outil de compliance sur-mesure
Vous le savez, aucune des solutions disponibles sur le marché répondront à vos besoins de A à Z. Et quand bien même elles y répondraient à l’instant T, ce ne sera plus le cas à T+1. Votre métier est complexe et en constante évolution. Au lieu de vous restreindre aux fonctionnalités disponibles, nous vous proposons de partir de zéro et de construire sur mesure votre application de gestion de votre conformité. Ainsi, vous pouvez mettre en place tous les modules nécessaires et répondre à toutes les spécificités pour garantir la conformité de vos procédures qu’elles soient internes ou imposées par le législatif, normées ou non.
Sur-mesure ne signifie pas plus cher, ni plus long à mettre en place et encore moins plus compliqué ! Bien au contraire ! Avec une application “low-code” telle que DAMAaaS, votre solution est déployée en quelques jours, phases de test comprises. Mais surtout, elle est modifiable en permanence en quelques clics. Cela vous permettra de la mettre à jour dès l’évolution des réglementations ou des processus intra-entreprise sans avoir besoin de faire appel à un prestataire informatique ou à votre DSI.
Vous pouvez ainsi communiquer avec tous les membres de votre équipe, avec les métiers concernés par les procédures de mise en conformité, obtenir un historique de vos actions et gagner un temps précieux de contrôle. Mieux : vous éviterez toute faille dans vos procédures en définissant en amont ou par itérations les contraintes des métiers au sein de votre entreprise : c’est ce que l’on appelle le “conforme by design”.
C’est un vrai levier de transformation digitale intelligente : la solution de conformité sur-mesure ne vient pas entraver le métier de responsable conformité. Elle lui permet de retrouver tout son sens et sa valeur : prévenir plutôt que de réparer les non-conformités.
