En la gestión, siempre compleja, de un proyecto con múltiples participantes, la comunicación es fundamental. En primer lugar, cada empresa cuenta con multitud de interlocutores y nunca es fácil llevar un seguimiento continuo. En segundo lugar, cada uno tiene sus propios procesos de trabajo y sus condiciones (contratos, pagos…). Ante esta situación, ha creado hojas de cálculo de Excel específicas para cada uno de sus proveedores, que suele enviar por correo electrónico. Esto plantea varios problemas: falta de historial o historial insuficiente, duplicación de archivos, riesgo de errores, problemas de seguridad, mala comunicación de los datos… En este artículo, le ofrecemos algunas ideas para mejorar la colaboración con sus proveedores.
Digitalización de las facturas de proveedores: mejora el seguimiento y la trazabilidad
Para mantener una relación de confianza con sus proveedores, debes dejarles claro qué esperas de ellos. Para ello, es necesario entablar un diálogo y establecer procesos que todas las partes acepten y apliquen. Pero, ¿cómo asegurarte de que se respeten? ¿Cómo lograr que tus socios y proveedores se comprometan? Puedes enviar correos electrónicos, programar recordatorios para insistir a tus proveedores, comprobar manualmente que se ha hecho lo que pediste… Pero estas acciones requieren mucho tiempo y no tiene ninguna garantía de que su interlocutor haya recibido la información correcta. De hecho, es posible que no haya abierto el correo electrónico o el archivo adecuado. Si varias personas tienen acceso al archivo, se pueden realizar modificaciones sin que usted se entere. En estas condiciones, es difícilgarantizar la fiabilidad de los datos y el seguimiento de las acciones.
Para hacer frente a estos problemas, la tecnología digital se convierte en tu mejor aliada. Gracias a herramientas sin código como DAMAaaS, puedes asignar diferentes tareas y realizar un seguimiento de su progreso (recordatorios de pago, nuevas condiciones, nuevos pedidos…). Además, se te mantendrá informado en todo momento sobre la evolución de tu solicitud. Por último, recibirás una alerta en caso de que se superen los umbrales indicados en la aplicación: plazos, falta de respuesta…
Dirigir la actividad
Disponer de una solución de gestión de procesos para los proveedores también facilita la gestión de la actividad. El seguimiento y el historial de tareas permiten anticipar mejor las diferentes etapas de un proyecto. Puede involucrar a sus proveedores en la gestión de sus relaciones comerciales para que actualicen sus acciones y tareas. Cuando se completa una acción, es posible iniciar inmediatamente la siguiente. De este modo, obtiene una visión global y controla mejor la duración del «proyecto».
El intercambio de información entre los distintos actores resulta más sencillo, lo que permite disponer de datos en tiempo real, incluso cuando se está fuera de la oficina. De este modo, podrá tomar las decisiones necesarias en el momento que lo desee. Los recordatorios y las alertas automáticas también permitenanticipar retrasos o incumplimientos para poder solucionarlos rápidamente.
Obtendrá una visión global en tiempo real, lo que le permitirá gestionar sus actividades con mayor precisión y tomar las decisiones adecuadas, informar a sus clientes y proveedores sobre el avance de los proyectos y reducir el número de llamadas de seguimiento de todo tipo (ausencia de un colaborador, pago de facturas, etc.). Herramientas como DAMAaaS le permiten gestionar toda su relación con sus proveedores y convertirlos en parte activa de su calidad de servicio. ¿Desea más información? No dude en ponerse en contacto con nosotros.
