Cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector de actividad, se rige por diversas operaciones que le permiten funcionar. En un momento en el que la digitalización sigue avanzando cada vez más en los distintos niveles de las empresas, la realidad es innegable: los procesos que funcionaban ayer han quedado, en su mayoría, obsoletos hoy en día, y muchas tareas repetitivas pueden ahora digitalizarse y automatizarse. Afortunadamente, el software de gestión de procesos de negocio tiende a popularizarse en el mundo empresarial. ¿Su objetivo? Apoyar la evolución del funcionamiento de las organizaciones para hacerlas más eficaces.
Pero, ¿en qué consiste exactamente el concepto de gestión de procesos de negocio? ¿Qué puede aportar un software de BPM a su empresa y en qué criterios debe basarse para elegirlo? Descubra en este artículo todo lo que hay que saber sobre este tipo de herramienta.
¿Qué es un proceso?
Para comprender bien la importancia del software de gestión de procesos de negocio, primero debemos definir qué es un proceso. En concreto, Un proceso se refiere a una secuencia de operaciones o tareas que se llevan a cabo en un orden determinado y que deben conducir a un resultado..
También encontramos el término inglés «workflow» (flujo de trabajo) con bastante regularidad. Acabemos de una vez con las dudas: ¡«workflow» y «proceso» significan exactamente lo mismo! Sin embargo, con el desarrollo de las nuevas tecnologías, el término «flujo de trabajo» ha pasado a utilizarse habitualmente para referirse a la gestión de procesos mediante sistemas informáticos. Por eso no es raro oír hablar de «workflow» en lugar de «proceso» o «flujo de trabajo» en los ámbitos relacionados con el mundo digital.
¿Qué es la gestión de procesos de negocio (BPM)?
La gestión de procesos de negocio, también conocida como BPM (siglas en inglés de Business Process Management), consiste en optimizar de forma continua los distintos procesos de una empresa persiguiendo diferentes objetivos: rapidez, escalabilidad, rendimiento puro (por ejemplo, capacidad de procesamiento), fiabilidad…
Para ello, cada flujo de trabajo se desarrolla siguiendo el siguiente ciclo de mejora (o uno similar):
- Análisis del proceso actual y de su rendimiento.
- Definición de las medidas correctivas que deben aplicarse.
- Creación de prototipos del proceso optimizado en una herramienta específica.
- Implementación del proceso optimizado mediante una herramienta de gestión de procesos de negocio.
- Supervisión del nuevo proceso para ajustarlo o retomarlo si es necesario.
Software de gestión de procesos de negocio: 4 ventajas clave
En un contexto de digitalización global, apostar por la gestión de flujos de trabajo conlleva numerosas ventajas, entre las que destacan las siguientes:
# 1 – Aumento de la productividad
Toda organización funciona sobre la base de un número más o menos elevado de procesos que le permiten alcanzar resultados. Cuanto más aumenta este número, más complicado resulta controlar el buen desarrollo de las operaciones y de identificar áreas de mejora cuando sea necesario.
La función principal de un software de gestión de procesos es precisamente ayudarle en esta tarea. Entre estos programas, hay algunos que ejecutan dicho proceso para facilitar el resultado y otros que supervisan los procesos para detectar cuáles no funcionan correctamente. Estos últimos, con ayuda de indicadores precisos, permiten visualizar el conjunto de flujos operativos y acceder a información valiosa, que posteriormente se almacena y se compara con los valores más recientes. De este modo, se dedica menos tiempo a las tareas de escaso valor añadido y todos los empleados ganan en eficiencia en el día a día.
# 2 – Un flujo de datos fiable
Una vez que su solución de BPM una vez instalada, obtienes una visión general de los procesos equipados. De este modo, resulta mucho más sencillo identificar los puntos de bloqueo y las fases de riesgo para reducir los errores (simplificación de los campos que hay que rellenar, reducción de la cantidad de información que hay que proporcionar, autocompletado…). Gracias a la automatización de determinadas operaciones, ¡incluso es posible alcanzar una fiabilidad óptima, pero sobre todo constante a lo largo del tiempo!
# 3 – Una colaboración más sencilla
Debido a la transformación digital, la información circula cada vez más rápido y los medios para trabajar en equipo deben adaptarse a la realidad sobre el terreno.
Una herramienta de BPM puede mejorar considerablemente mejorar la calidad de la comunicación entre los equipos: ¡se acabaron las hojas de Excel ilegibles y los papeles perdidos por ahí! Gracias a las notificaciones en tiempo real y a un intercambio de archivos eficaz, las interacciones entre sus diferentes colaboradores serán más fluidas y seguras, lo que se traduce en un ahorro de tiempo considerable.
# 4 – Mayor agilidad
Toda empresa evoluciona con el tiempo, y con ella, sus procesos. Una un software de gestión de procesos de negocio es una forma excelente de mantener un alto potencial de adaptación: nuevos flujos de trabajo que implementar, revisión del desarrollo de una tarea existente… Esta flexibilidad es un elemento fundamental para estar cerca de sus clientes y de sus necesidades ¡a largo plazo!
Véase también: Nuestra infografía sobre los 4 puntos fuertes de la plataforma DAMAaaS
¿C¿Cómo elegir un software de gestión de procesos de negocio?
Como hemos visto anteriormente, un software de BPM constituye una ventaja fundamental para su empresa. ¡Pero cuidado! Existen numerosas soluciones en el mercado, por lo que es fundamental tener en cuenta los criterios de selección adecuados a la hora de tomar una decisión.
Estos son los principales para ayudarle en su proceso:
Las funciones
Uno de los principales aspectos a tener en cuenta es identificar las funciones que realmente necesitas en su próxima herramienta. Para ello, primero tendrás que definir claramente las razones que te llevan a adquirir un software de este tipo y, a continuación, enumerar los procesos en los que debe intervenir y cómo. De esta manera, habrás aclarado tus expectativas y objetivos.
La facilidad de configuración y uso
El objetivo principal de un software de gestión de procesos es optimizar el funcionamiento de su empresa, ¡no ralentizarlo! De hecho, debe ser fácil de usar, a menos que sus equipos ya estén familiarizados con este tipo de herramientas. El objetivo es que, una vez configurada e implementada, la solución pueda ser que sus empleados puedan dominar rápidamente. Si se opta por un software demasiado complejo o poco intuitivo, los equipos que lo utilicen a diario tardarán mucho más en familiarizarse con él y, en ocasiones, será necesario invertir en formación adicional (lo que retrasará en la misma medida el umbral de rentabilidad).
El coste
El coste también es uno de los criterios a tener en cuenta a la hora de elegir una solución de software. Por lo tanto, ten cuidado de no lanzarte en cuerpo y alma a la búsqueda del Santo Grial: primero debes disponer de un presupuesto destinado a su software de gestión de procesos de negocio. De este modo, podrá descartar de entrada las propuestas demasiado costosas (y ahorrará un tiempo precioso). Opte por una solución que ofrezca una suscripción : el modelo «sin compromiso» resulta muy útil cuando se empieza a dotar de herramientas a los procesos de negocio.
El potencial de evolución a lo largo del tiempo
Crecimiento, nuevos procesos, rotación de personal… Los factores propios de la empresa influyen en la digitalización de los procesos. Por lo tanto, Es importante ir paso a paso y anticiparse a los cambios que se produzcan con el tiempo. Es mejor elegir una solución escalable, que podrá adaptar a su gusto a los retos futuros. Una herramienta personalizable que ofrece un modelo de suscripción sin compromiso es la opción más recomendable. De este modo, se controla el coste inicial y no se asume un riesgo excesivo en cuanto a la escalabilidad de la herramienta.
Como ya habrán comprendido, la modernización de los flujos de trabajo es uno de los pilares de la transformación digital… Pero no se precipite a la hora de adquirir su herramienta: un proyecto exitoso es aquel que se lleva a cabo de forma ordenada, por lo que en DAMAaaS implementamos junto con nuestros clientes un enfoque de co-construcción. ¿Tiene alguna idea en mente? ¡Nuestros consultores están a su disposición para hablar de ella!
