La proliferación de herramientas digitales suele ser fuente de diversos problemas en las empresas. Entre ellos, el «shadow IT» (1). Como responsable del departamento de TI, tiene la gran responsabilidad de mantener el control del entorno informático para mejorar su rendimiento, seguridad y gobernanza de datos. Para ello, su misión, si decide aceptarla, es recuperar el control sobre la «shadow IT». A continuación le explicamos cómo hacerlo.
La «TI en la sombra»: la pesadilla del director de sistemas de información
El término «shadow IT» (literalmente, «TI en la sombra») hace referencia a las herramientas digitales integradas en la infraestructura informática de una organización sin el visto bueno del departamento de informática — a pesar de que se encarga de verificar su seguridad y su funcionamiento. Este fenómeno se da en la mayoría de las empresas: por un lado, está el sistema de información «oficial», que incluye el software generalista y específico de cada área aprobado, y, por otro, aplicaciones de todo tipo que los empleados instalan y utilizan sin informar al director de sistemas de información.
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A menudo, se trata de aplicaciones que satisfacen una necesidad que no cubren los programas de los que disponen, o al menos, no de forma satisfactoria. Los empleados encuentran en estas herramientas aliadas para el día a día, que les ayudan a optimizar su productividad o a facilitar ciertas tareas. Las aplicaciones así implementadas suelen ser ultramodernas, ergonómicas, de fácil acceso, «mobile friendly»... Aunque los empleados las consideran eficaces, representan potencialmente un riesgo para la empresa.
De hecho, el uso de estas aplicaciones no controladas puede provocar diversos fallos, desde los más insignificantes hasta los más peligrosos.
- Falta de información, debido a una circulación limitada
- Procesos internos no respetados
- Incumplimiento de conformidad que perjudica la imagen de la empresa (RGPD, etc.)
- Fugas, pérdidas y robos de datos estratégicos o confidenciales
- Vulnerabilidades de seguridad, o incluso de ciberdelincuencia
Afortunadamente, existen soluciones para los directores de sistemas de información preocupados por la «TI en la sombra».
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«Shadow IT»: ¿debería prohibirse?
Para hacer frente a la «TI en la sombra» y poner orden en el sistema de información, algunas empresas optan por prohibir, de forma sencilla y directa, el acceso a cualquier solución no validada por el director de sistemas de información. Las aplicaciones afectadas por estas restricciones son, en primer lugar, las redes sociales y los servicios de mensajería instantánea, conocidos por ser el blanco preferido del software malicioso… y la principal fuente de falta de productividad de los empleados…
Sin embargo, ¿es realmente eficaz esta estrategia? En DAMAaaS, estamos convencidos de que los usuarios siempre encontrarán la manera de eludir la prohibición. Lo hemos comprobado durante la crisis sanitaria, con el repentino auge del teletrabajo: cuando el director de sistemas de información no pone a disposición de los empleados los medios necesarios para colaborar eficazmente a distancia, estos encuentran soluciones por su cuenta. Lo cual no hace más que alimentar los malentendidos entre las partes...
La falta de atención y de satisfacción de las necesidades expresadas por los empleados no puede sino perjudicar la relación entre el departamento de TI y las áreas de negocio. Sin embargo, la experiencia demuestra que ¡evoluciona favorablemente! De hecho, el director de sistemas de información tiende a posicionarse como un aliado de las áreas de negocio, abierto a sus peticiones. Por lo tanto, es más interesante que acompañe a los empleados en la adopción y la selección de las herramientas adecuadas, en lugar de hacer la vista gorda ante sus necesidades.
¿Por qué, por ejemplo, no crear un verdadero entorno digital espacio de trabajo que les permita crear soluciones adaptadas a sus necesidades?
Controlar la «TI en la sombra»: ¿y si el director de sistemas de información tuviera el control?
Para evitar que los empleados utilicen otras herramientas sin tu conocimiento, puedes tomar las siguientes medidas: pónganles a su disposición un conjunto de herramientas que encaja perfectamente en su día a día. Este tipo de solución, que propone crear aplicaciones sin programar (excepto en plataformas móviles), en tan solo unos días, permite dar respuesta a una gran variedad de retos empresariales. De este modo, poco a poco, pero con paso firme, se va creando un entorno de trabajo digital. En otras palabras, un entorno de trabajo digital único y común que reúne todas las herramientas y procesos necesarios para el trabajo de sus empleados.
Plataforma sin código con múltiples posibilidades, el entorno DAMAaaS potencia precisamente la colaboración y la productividad. Cubre, con toda sencillez, las «lagunas» de las necesidades empresariales: sus empleados trabajan con soluciones que les gustan, con un diseño y una ergonomía modernos, todo ello en condiciones de seguridad óptimas. ¿La ventaja? DAMAaaS permite las interconexiones, API y otros conectores con los componentes existentes de los sistemas de información de las empresas (ERP, CRM…).
Para reducir considerablemente la «TI en la sombra», lo fundamental es volver a situar a los usuarios finales en el centro de sus prioridades y reinventar su entorno de trabajo. Si no se toma el tiempo necesario para tener en cuenta sus necesidades, la «TI en la sombra» seguirá, sin duda, aumentando. ¿Le mostramos con más detalle lo que DAMAaaS puede hacer por usted?
(1) El término «TI en la sombra» hace referencia a los sistemas de información y comunicación creados e implementados dentro de las organizaciones sin la aprobación de la dirección de sistemas de información. (Wikipedia)
