Solutions Cloud et workflow sont-ils les piliers de la réussite à l’ère Covid ?

Covid-19, 100 % télétravail, adaptation permanente des entreprises, des équipes : voilà à quoi nous avons été confrontés tout au long de 2020. Dans ce contexte, maintenir la collaboration et le bon fonctionnement des équipes n’est pas une mince affaire. Si cette démonstration d’agilité doit désormais s’ancrer sur le long terme, la transition a été  brutale et bien des organisations, mal préparées, en ont fait les frais :  déploiement du télétravail à marche forcée, conditions de travail “aléatoires”, baisse de la productivité… Mais passé le choc initial, comment optimiser le travail d’équipe, même distantes afin d’en tirer le maximum de bénéfices, sans négliger l’aspect humain ?

Chez INAGUA, nous sommes convaincus qu’une telle approche est avant tout opérationnelle, mais aussi profondément humaine. Dans ce contexte, nous vous proposons aujourd’hui quelques pistes de réflexion pour réduire au maximum les frictions découlant d’un fonctionnement à distance.

 

Optimiser le travail d’équipe grâce à des processus innovants

Selon les salariés, le travail collaboratif a un impact particulièrement positif sur le partage des connaissances, la productivité des équipes, la résolution des problèmes, la motivation et la créativité. Seulement voilà, “travailler ensemble” (et efficacement!) n’est malheureusement pas inné.

La mise en place d’un pilotage par les processus permet d’améliorer les pratiques collaboratives et fluidifier la circulation de l’information, ce qui est encore plus important quand le télétravail est la règle!  La crise sanitaire de 2020 le montre : l’usage des solutions numériques collaboratives a fortement augmenté. Pourquoi ? Parce qu’elles structurent, coordonnent et permettent de partager les enchaînements de tâches entre les équipes, sous forme de workflows.

Outiller les échanges entre les collaborateurs, sans altérer la sécurité des données et la traçabilité des opérations (tableaux de bord, notifications…) a aussi pour effet de casser les silos; de faire tomber les murs entre services et donc d’aller plus vite.  Là où un processus complet pouvait prendre jusqu’à 1 semaine de traitement , un outil collaboratif peut le diviser de moitié : en réinventant les interactions entre les services concernés, mais également en dehors de l’entreprise elle-même, au sein de son écosystème. 

Nous pensons toutefois que pour être pleinement efficace, cette structuration de processus est à réaliser à partir d’un seul et même outil. La centralisation des données est en effet particulièrement pertinente dans la mesure où les parties prenantes d’un projet (et ce, où qu’elles se trouvent) peuvent accéder à des informations unifiées et mises à jour en temps réel.

Une solution collaborative unifiée type “boîte à outils” comme DAMAaaS vous permet à cet effet de construire des applications sur mesure, adaptées aux besoins organisationnels de votre entreprise et donc d’optimiser le télétravail au quotidien. En choisissant ce type de solution, vous vous donnez les moyens de renforcer la collaboration entre vos équipes ou entre votre entreprise et ses clients ou ses fournisseurs, en plus de proposer un mode de fonctionnement innovant et efficace au quotidien.

Cette digitalisation des processus est, depuis quelques années déjà, au cœur des réflexions des PME et grandes entreprises : elle est essentielle à une transition numérique réussie.

Cependant, si la réflexion est commune, le degré de mise en pratique reste hétérogène : chez nos clients grands compte comme dans les Caisses régionales de Crédit Agricole, les Banque Populaire ou le ministère des Armées… le sujet est bel et bien central, les équipes sont constituées et suffisamment étoffées pour gérer.

Chez les plus grands, la DSI ou les Directions de la Transformation digitale deviennent le chef d’orchestre de cette mutation, chargé de trouver et de déployer toutes les solutions technologiques nécessaires, tout en répondant aux besoins terrain des métiers, en impliquant et éduquant les Directions générales sur des sujets informatiques nouveaux, des problématiques de sécurité, etc.

 

Mais pour nos clients PME voire TPE, qui est à la barre pour mener cette transition ?

Ces entreprises tardent parfois à se pencher sur le sujet, généralement par manque de temps ou de savoir-faire. Chez eux, le dirigeant ou un responsable métier est le sponsor pour ne pas dire le sherpa de la démarche. Par exemple, chez notre client Lagarde Autoclaves, c’est la responsable Qualité qui s’est trouvée élue pour tirer un projet de digitalisation de gestion de conformité industrielle (Plans d’Actions Qualité) puis un second de digitalisation de son SAV clients. Pas vraiment experte en solutions logicielles, c’est bien à son  niveau, celui de responsable métiers que revient la mesure de l’efficacité d’une solution, d’un outil  et le calcul de son ROI pour l’entreprise.

Si vous êtes dans un tel contexte, pour optimiser vos démarches, autorisez-vous à penser automatisation. Il est tout à fait normal qu’une PME ne possède pas le temps ou  toutes les compétences indispensables à un tel projet en interne. Aussi, faire appel à un prestataire expérimenté qui saura prodiguer un accompagnement complet se révèle bien souvent salvateur.

 

Collaborer via des outils : les enjeux de la formation

Les conséquences d’une modernisation rapide sont à double tranchant : le potentiel identifié est certes bien réel, mais attention à ne pas sauter d’étapes ! Le déploiement de nouveaux outils demande généralement de former les équipes à leur fonctionnement. Parfois ignorée, cette phase d’appropriation peut rapidement générer une baisse significative de la productivité et de la créativité, en plus d’un certain mécontentement chez les utilisateurs. Elle est d’autant plus indispensable dans un contexte de télétravail, où les échanges tendent à se raréfier.

C’est un fait, la transformation numérique multiplie les interactions homme-machine. Il est donc nécessaire de simplifier ces interactions afin de favoriser l’adoption de ces solutions et de développer la collaboration entre les utilisateurs.

Le choix d’une solution est donc une étape importante pour installer un écosystème capable d’impacter positivement votre façon de travailler. Il va donc vous falloir trouver le bon équilibre entre accessibilité et complexité obtenir un mode opératoire efficace.

 

Quel chef d’orchestre pour la transition numérique ?

Pour mener efficacement un projet de transformation digitale, il est important pour les entreprises d’avoir un “chef d’orchestre dédié, mais qui ? Où ?

Les métiers sont demandeurs de nouvelles technologies, d’agilité et de réactivité. Ils utilisent le digital tous les jours dans leur vie personnelle et s’attendent à le retrouver dans leur vie professionnelle. Et cela est d’autant plus vrai dans le contexte actuel de crise sanitaire où la plupart des collaborateurs pratiquent le télétravail, majoritairement basé sur l’emploi de nouvelles technologies. 

Chaque métier est un maillon du service client,  un élément incontournable de la réussite d’un projet de transformation digitale. Inutile de les contourner, de décider sans eux, ils utilisent les outils pour travailler au quotidien…c’est donc en les associant au choix, en levant leurs freins au changement, en choisissant des ateliers collaboratifs que vous intégrerez avec succès une nouvelle solution.

Les DSI, par leurs connaissances, leur expertise, doivent être vus comme de véritables apporteurs de solutions et d’applications agiles. Sans leur aide, les rouages se grippent, les métiers se bloquent et le service client devient moins satisfaisant.

Vous, DSI devez donc mettre des solutions à disposition des collaborateurs, en garantissant la sécurité et la cohérence du SI de votre entreprise, tout en proposant plus d’agilité aux métiers et en écoutant leurs besoins au quotidien. 

Le chef d’orchestre n’aura donc pas de parti pris, il écoute l’expertise IT pour en respecter les contraintes et connaît les exigences du service client et les besoins de chaque métier pour y exceller. C’est un véritable diplomate, garant des atteintes de l’objectif ultime de satisfaire les clients dans les contraintes de son époque : le chef d’orchestre fait le lien avec eux les moyens de réussir et de mener cette transformation.

Selon la taille de votre entreprise et votre organisation interne, votre activité , le chef d’orchestre peut être tantôt l’un (DSI), tantôt l’autre (Métier)… Et parfois le dirigeant (ou une direction spécifique). L’important est qu’il soit par nature dans la collaboration, la co-construction.  

C’est en tous cas notre crédo, avec une méthode qui surfe entre méthode agile informatique et Design Thinking.

Laurence Chapuis

Par Laurence Chapuis, le