Lors de rapprochements entre collectivités (intercommunalité, métropoles), de nouvelles délégations de l’État aux collectivités ou encore de redécoupage territorial (grandes régions), les compétences sont parfois transférées entre administrations. Cette opération peut se révéler complexe de par les enjeux et les implications que cela génère. Les incidences sont également conséquentes au niveau politique, humain, financier, organisationnel et juridique. Il est donc primordial que ce projet se passe de la meilleure manière possible.
Alors, comment le digital peut-il faciliter ces transferts de compétences ? Des outils peuvent-ils faciliter le travail d’accompagnement au changement ?
Simplifier la collaboration pour favoriser le transfert de compétences
Les transferts de compétences entre les administrations demandent une organisation précise et complexe. Il est nécessaire de mettre en place un calendrier et de le respecter, d’anticiper les éventuels problèmes issus du terrain, d’associer tous les partenaires concernés et de les faire adhérer à ce projet, sans quoi, cela risque de se solder par un échec.
Le transfert de compétences s’articule autour de quatre volets : politique, RH, organisationnel et financier. Plusieurs services sont impliqués et sont amenés à collaborer étroitement tout au long du transfert. Suivant la compétence transférée, le rôle des élus et des agents est amené à évoluer. Il est nécessaire de le faire savoir aux collaborateurs. Les RH entrent en jeu : en effet, les effectifs vont évoluer, se redéployer, entraînant des répercussions importantes sur l’organisation de l’administration. Au-delà des problématiques structurelles, la communication interne et la collaboration doivent donc être au coeur des préoccupations des acteurs engageant ce projet.
Tous ces changements impliquent également des coûts importants. Ces coûts sont à la fois directs et réels (équipements, personnels…), mais il existe également des coûts indirects liés à la gestion de ce changement (fonctions supports). Ces derniers peuvent être réduits grâce à une collaboration facilitée entre les différents services concernés. Pour cela, il convient d’améliorer le partage d’information, la transmission de tâches ou encore simplement de mieux suivre le projet. Encore faut-il disposer des bons outils.
Déployer des outils ergonomiques qui s’adaptent aux situations très spécifiques
Pour pallier les difficultés liées aux transferts de compétences, des outils numériques tels que DAMAaaS permettent de gagner en fiabilité, en productivité et en temps. En mettant en place un simple workflow, permettant d’automatiser la transmission d’information ou de tâches par le simple remplissage d’un formulaire, au sein de DAMAaaS. L’outil rend la collaboration intelligente et vous permet de gagner en traçabilité et en suivi. En effet, grâce au paramétrage d’alertes (si une action n’a pas été menée ou une réponse attendue non envoyée) et à l’historique complet des actions, votre projet gagne en fiabilité et en précision.
Les avantages sont nombreux : tous les utilisateurs impliqués dans le projet peuvent traiter les missions qui leur sont affectées. Le responsable garde un oeil sur les actions de ses équipes et le système d’alerte permet de ne rien oublier. Grâce au mode SaaS, des fonctions de validation à distance, de gestion documentaire permettent d’abolir les délais trop longs de prise de décision.
Sans code, rapide à déployer et ergonomique, DAMAaaS permet de s’adapter à des situations spécifiques telles que ces projets de transferts de compétences. Totalement personnalisable, DAMAaaS vous rend pilote et maître des processus à schématiser. Nous travaillons main dans la main avec vous pour co-construire votre solution. Vous pourrez ensuite décliner les utilisations sur d’autres domaines, d’autres processus métiers, pour d’autres problématiques, parfois très spécifiques, rencontrées au quotidien.
Vous l’aurez compris, lors de situations complexes, exceptionnelles, nécessitant de bâtir une collaboration intelligente comme une gestion spécifique des partages d’information, parfois temporaire, DAMAaaS prend tout son sens. De grandes entreprises avec des organisations complexes nous font confiance pour accompagner leurs projets de transformation, de ré-organisation: n’hésitez pas à nous interroger. Nous sommes à votre disposition pour échanger avec vous et valoriser les différentes fonctionnalités qui vous aideront à fiabiliser vos évolutions d’organisation, sans perdre la main.
