L’utilisation quasi systématique de l’ordinateur et des nouvelles technologies a entraîné une profonde mutation des entreprises, notamment sur la considération du lieu de travail.
Désormais, le bureau physique sous sa forme traditionnelle se partage l’espace avec l’environnement de travail numérique, aussi appelé digital workplace. Au programme : nomadisme, collaboration et efficacité.
Mais comment mieux comprendre cette tendance et l’appliquer à une organisation de façon optimale ? Nous vous proposons ce guide thématique pour vous permettre d’y voir plus clair.
1. Définition d’un environnement de travail numérique
2. Avantages et limites de l’environnement de travail numérique
3. Les principales fonctionnalités d’un environnement de travail numérique
4. Réussir la transition vers une digital workplace en 5 étapes
Définition d’un environnement de travail numérique
Proposer une définition précise de l’environnement de travail numérique est difficile tant il s’agit d’un concept vaste regroupant différentes idées, différentes approches.
Les spécialistes en la matière s’accordent aujourd’hui pour dire que le terme d’environnement de travail numérique (ou digital workplace) désigne la transformation du lieu de travail par l’intermédiaire des nouvelles technologies, dans le but d’améliorer le fonctionnement d’une entreprise.
En mêlant l’humain à la transformation numérique, mais aussi aux processus métier, un environnement de travail numérique permet de fédérer l’ensemble des effectifs autour d’une plateforme centrale dématérialisée : connaissances, collaboration, communication, mais aussi productivité sont autant d’enjeux auxquels tente de répondre la digital workplace.
Là où d’autres plateformes unifient les échanges ou la collaboration autour du partage de documents, DAMAaaS a pour particularité de centraliser dans un environnement unique la conception et l’utilisation d’une multitude d’applications : données, documents, processus métier et interactions, le tout de manière totalement sécurisée.
Ce que n’est PAS un environnement de travail numérique
Il n’est pas rare que des raccourcis soient employés pour parler du concept de digital workplace. Parmi les confusions les plus fréquemment réalisées : l’intranet, la suite bureautique ou encore un catalogue d’outils dans lequel piocher.
Comparer un environnement de travail numérique à un “simple” bureau virtuel est une erreur.
En réalité, il s’agit d’une subtile passerelle entre les employés et leurs outils de travail du quotidien fédérés dans un environnement centralisé. Son ambition est de favoriser l’agilité et la collaboration tout en proposant une expérience d’utilisation optimale.
Avantages et limites de l’environnement de travail numérique
Intéressons-nous maintenant aux différents bénéfices offerts par un environnement de travail numérique, mais également aux inconvénients et limites potentiels inhérents à son utilisation.
De nombreux atouts…
- Proposer plus de flexibilité pour les collaborateurs
Un environnement de travail accessible partout, tout le temps. Voici une promesse d’actualité dans un contexte de crise sanitaire globale. La possibilité pour des employés de travailler, n’importe où et quand ils le souhaitent (dans le respect des règles de l’entreprise) est un véritable changement de paradigme pour bon nombre d’organisations, longtemps cantonnées par défaut à un fonctionnement bien plus traditionnel, attaché à un lieu, — et souvent moins efficace.
- Améliorer la communication interne & favoriser la collaboration
Dans un monde où l’information circule très rapidement, les entreprises ne peuvent plus se permettre de conserver un mode de communication à l’ancienne. Les systèmes proposés par un environnement de travail numérique permettent des échanges rapides et efficaces, tout en limitant les risques d’oublis (les mails qui se perdent pour ne citer qu’eux…).
Le travail à distance a du bon, mais les kilomètres qui séparent une équipe peuvent rapidement limiter son efficacité. Pour pallier cette problématique, les digital workplaces sont aujourd’hui équipées de différents outils collaboratifs grâce auxquels différents collaborateurs peuvent travailler en simultané ou interagir autour et sur un ensemble de données unifié et partagé
Damaaas est particulièrement adaptée au télétravail et au travail collaboratif. La solution est hébergée en mode Saas. Ainsi, tous les documents et données sont stockés dans un cloud sécurisé. Quel que soit le contexte, les utilisateurs peuvent se connecter et continuer à travailler quand et comme ils le souhaitent, tout en bénéficiant d’une gestion fine des droits d’accès et d’un suivi précis des actions réalisées par chaque utilisateur, afin de préserver la confidentialité des documents et la continuité des missions.
- Gagner en performance
Oui, un environnement de travail numérique apporte un gain d’efficacité global : facilité d’accès aux informations, bonne expérience de navigation, réduction du nombre d’outils à maîtriser ou encore interface mobile native font partie des principales caractéristiques d’une digital workplace visant à décupler la productivité des entreprises.
Cette hausse de productivité a aussi des retombées positives vis-à-vis des clients, qui se retrouvent face à des interlocuteurs mieux renseignés.
- Réduire les coûts opérationnels
En remplaçant les réunions présentielles (lorsque c’est possible) par des “visioconférences”, de nombreux coûts peuvent être abaissés, comme le transport, ou l’occupation d’une salle dédiée.
En abandonnant (ou en réduisant) le recours au papier au profit de dossiers numériques sur le Cloud (ou stockés dans une GED en interne), il est aussi possible de drastiquement réduire voire d’éliminer certains postes de dépenses : ramettes de papier, achat et maintenance des imprimantes, cartouches d’encre, mais aussi dossiers de stockage sans oublier l’espace dédié au rangement.
Enfin, l’environnement de travail numérique est généralement associé au modèle SaaS qui ne nécessite généralement que peu de ressources humaines pour être gérée au quotidien, laissant le champ libre aux DSI pour avancer sur d’autres missions.
- Développer le partage des connaissances
Le départ d’un collaborateur peut constituer une perte de savoir (et donc de performance) majeure dans une entreprise. Loin d’être fantaisiste, l’enjeu de la transmission des connaissances revêt une importance cruciale : comment inculquer aux nouveaux arrivants les bonnes pratiques et erreurs à éviter si rien n’est documenté ? Comment moderniser un outil développé en interne si le développeur n’a pas laissé d’informations ? Comment se passer de formations onéreuses sur un outil complexe si les principales commandes à connaître n’ont pas été listées ?
Un environnement de travail numérique capable de s’interconnecter avec des outils de GED (Gestion Électronique des Documents) est d’une redoutable efficacité : montée en compétence plus rapide, demandes d’explications moins fréquentes… la liste des avantages est longue !
- Accroître le niveau de cybersécurité
Concluons avec les bénéfices générés par un environnement de travail numérique en termes de sécurité. La constante multiplication des données présente de sérieux risques pouvant compromettre l’intégrité d’informations parfois stratégiques.
Bien qu’une digital workplace ne soit pas dédiée à la cybersécurité, elle comporte bien souvent plusieurs caractéristiques intéressantes, comme la création de niveaux d’accès prédéfinis à certaines données, un historique des modifications complet ou même un système de gestion des identifiants pour accélérer les connexions à divers outils tout en renforçant la sécurité des mots de passe. D’autres options peuvent aussi être envisagées : protection des connexions, surveillance des infrastructures filaires, sécurisation des données liées aux collaborateurs…
DAMAaaS centralise différentes applications au sein d’un même environnement technologique et avec elles tous les processus, données et interactions réalisées au sein de la plateforme, dans une optique de Business Process Management (BPM). Ce choix renforce grandement la sécurité globale de l’environnement par rapport à des systèmes qui reposent sur un foisonnement de connexions, d’intégrations, de partage de données : notre application utilise des technologies à l’efficacité prouvée (MariaDB, PHP, HTML +…), avec possibilité de chiffrer les données stratégiques de bout en bout et de réaliser l’hébergement sur serveur dédié.
…Mais également quelques limites à prendre en considération
- De potentiels risques en termes de sécurité
La problématique de la sécurité des données est bien connue : une faille dans un système complexe tel qu’un environnement de travail numérique peut avoir des conséquences très impactantes. C’est d’autant plus vrai pour une digital workplace, puisque son fonctionnement est basé sur la centralisation des données, qu’il faut à tout prix protéger des risques de piratage.
La question de la souveraineté numérique doit donc être posée, puisque beaucoup d’outils composant un environnement de travail numérique stockent les données chez AWS (Amazon). Une solution souveraine permet de garder une maîtrise totale des données (y compris sensibles), et d’empêcher leur interception/consultation par d’autres états, notamment et surtout les États-Unis (qui, suite au vote du Cloud Act en 2018, peuvent saisir des informations contenues hors de leur territoire dans certains cas).
Opter pour une digital workplace recourant au cloud souverain garantit l’hébergement et le traitement des données en France, dans la stricte observance de la réglementation nationale relative à la protection des données.
- La difficile évolution du modèle managérial
La résistance au changement est un phénomène classique et très répandu dans les entreprises : la peur de l’inconnu et de devoir changer ses habitudes suite au lancement d’un nouvel environnement de travail peut conduire à des réticences plus ou moins fortes d’une partie des effectifs. Pour réduire ces tensions, les managers doivent faire évoluer leur posture et adopter un rôle de facilitateur, en prenant du temps pour expliquer les raisons ayant abouti à l’évolution, mais surtout en mettant en avant les bénéfices attendus.
- Des augmentations tarifaires à prendre en compte
Au fur et à mesure des évolutions technologiques, les coûts IT tendent à augmenter : mises à jour, nouvelles intégrations à l’environnement de travail numérique… Sans oublier les frais directement liés aux abonnements ou acquisitions de licences des différents logiciels utilisés.
Nuançons tout de même cet “inconvénient”, dans la mesure où ces augmentations tarifaires dues au “tout numérique” sont généralement contrebalancées par les économies réalisées sur le “tout physique”, les locaux, le matériel, le chauffage, etc.
La majorité des éditeurs font également preuve de transparence sur la durée des engagements (si engagement il y a), mais aussi sur les éventuelles clauses liées à l’évolution des tarifs.
Chez DAMAaaS, pas d’acquisition de licence mais un abonnement dont le montant est lié à l’utilisation et pas au nombre d’utilisateurs. La facturation est effectuée mensuellement en fonction d’unités consommées le mois écoulé. Pour construire vos MVP (Minimum Viable Product), la phase de conception d’une application est gratuite jusqu’à 10 formulaires stockés: vous pourrez tester et prendre en main l’environnement avant de signer un contrat. L’achat d’unités en nombre et à l’avance permet d’obtenir des tarifs dégressifs en fonction du nombre d’unités achetées. Cela permet aussi de limiter le nombre de factures à traiter. Notez encore, pas d’engagement chez DAMAaaS, la liberté est souvent le meilleur moyen de fidéliser !
Les principales fonctionnalités d’un environnement de travail numérique
Les fonctionnalités proposées par les digital workplaces sont nombreuses. Il en existe plusieurs incontournables (“Core Features”) que l’on peut retrouver dans la plupart d’entre eux.
- La gestion des contenus, via un ECM (Entreprise Content Management), associée à un moteur de recherche interne permettant de trouver rapidement les informations voulues.
- Un module de partage des connaissances pour favoriser la transmission du savoir entre les équipes et accélérer la montée en compétence des nouveaux arrivants (tutoriels, FAQ, bonnes pratiques…).
- Une GED intégrée ou connectée grâce à des liaisons avec les SI internes – pour piloter l’ensemble des processus documentaires, de la création à l’archivage en passant par la numérisation si nécessaire.
- Un système de gestion de projet, pour avoir une idée précise de l’état d’avancement des différents projets. À noter que l’organisation agile (en vue KABAN) est aujourd’hui le mode de fonctionnement privilégié.
- Des outils pour faciliter le travail et la communication au quotidien : visioconférence, messagerie instantanée, logiciels bureautiques collaboratifs…
Réussir la transition vers une digital workplace en 5 étapes
1. Adopter une vision globale & réaliser un état des lieux global
Avant de se lancer corps et âme dans un projet d’environnement de travail numérique, il est nécessaire de passer par une phase de réflexion.
- Quelle est la situation actuelle ?
- Quels sont les besoins identifiés ? D’autres peuvent-ils être dégagés ?
- Le projet va-t-il concerner l’ensemble de l’entreprise ou seulement certaines équipes ?
2. Ne pas négliger l’aspect humain : un maître mot, “impliquer” !
La technologie est au service de l’homme, pas l’inverse ! Attention à ne pas dériver vers une approche de productivité maximale à tout prix.
Pour un déploiement réussi, il est primordial d’impliquer les collaborateurs concernés par le projet. Ont-ils des besoins précis qui n’ont pas encore été listés ? Le phénomène de Shadow IT est-il prononcé dans l’entreprise, et le cas échéant, quels enseignements en tirer ?
Effectuer des brainstormings dédiés au cadrage du projet s’avère généralement être une excellente initiative, de laquelle peuvent émerger de nouvelles idées.
3. Définir un cahier des charges pour le choix de la solution
Vient ensuite la phase d’expression des besoins dans le cahier des charges. C’est dans ce document que sont formalisées les attentes, le niveau de détails doit donc être suffisant pour permettre à un prestataire de bien comprendre les enjeux auxquels la solution doit répondre. mais il matérialise également la convergence des visions dans l’entreprise et l’accord des participants au projet à tendre vers le résultat consigné.
C’est aussi à ce moment que le choix de l’orientation d’un environnement de travail numérique se fait : plutôt axé documents, données ou digitalisation des processus de travail ? Myriade de petites applications interconnectées ou recours à quelques outils très complets ?
4. Favoriser la transition
Une fois qu’un choix a été fait concernant le type de solution, le processus d’accompagnement et de sensibilisation doit être mis en place auprès des équipes utilisatrices pour répondre aux critiques et éventuelles réticences. Comme nous l’avons vu précédemment, les managers ont un rôle majeur à cette étape, mais ce n’est pas suffisant.
Changer ses habitudes de travail demande en effet du temps et des efforts. Pour développer l’appropriation d’un environnement de travail numérique, l’accès à la formation est une priorité absolue : employés plus rapidement opérationnels et donc capables de mener leurs missions du quotidien avec plus d’efficacité, réduction de la frustration liée à une méconnaissance de l’interface…
Plus vite les effectifs sont formés à l’utilisation de leur nouvel environnement de travail, plus vite ils peuvent reprendre leur rythme de croisière et contribuer au développement de l’entreprise (qui est rappelons le but ultime de l’acquisition d’une digital workplace).
Avec DAMAaaS, tout est mis en œuvre pour faciliter la transition et accroître l’adhésion à la Digital Workplace. Nos consultants ne travaillent pas à partir de spécifications fonctionnelles. Ils accompagnent leurs clients par une approche tirée du Design Thinking et des méthodes agiles en 3 étapes.
Phase 1 : présentation de l’outil, écoute des besoins et attentes.
Phase 2 : co-construction de l’application avec nos clients.
Phase 3 : tests, déploiement et correctifs si nécessaire. Une approche “support” est ensuite proposée pour faire évoluer l’outil si besoin.
5. Réaliser une analyse ROiste
Le lancement d’un nouvel environnement de travail ne sonne pas la fin du projet !
Après quelques semaines d’observation et de prise en main, il est nécessaire de dresser un premier bilan : succès ? Échec ? Axes d’amélioration ? Les objectifs fixés en préambule du projet sont-ils atteints ? De nombreux modules d’analyses permettent d’obtenir des données très intéressantes sur l’utilisation des différentes briques. Planifier des échanges avec les équipes est aussi un excellent moyen de recueillir des retours d’expérience concrets.
Grâce à ces informations, les premières améliorations peuvent être apportées au système et ainsi entamer un processus d’amélioration continue.
Plus que jamais, la digital workplace occupe une place de choix parmi les évolutions disruptives de la transformation numérique. Il est fort peu probable qu’un retour en arrière soit possible.
Mais pour bénéficier de tous ses avantages, attention à bien choisir ! Opter pour la solution leader du marché n’est pas forcément la meilleure stratégie : bien souvent ces outils sont conçus sur un modèle plutôt rigide. Des entreprises aux enjeux métier très spécifiques peuvent donc se retrouver contraintes à s’adapter à des solutions “sur étagère”, soit-disant plus rapides à déployer, un comble.
La solution ? S’appuyer sur un prestataire capable de fonctionner en co-construction avec vous pour créer un système sur-mesure adapté à vos attentes.
