Toute entreprise, indépendamment de sa taille ou de son secteur d’activité, est régie par différentes opérations lui permettant de fonctionner. À l’heure où le numérique progresse toujours plus loin dans les différentes strates des entreprises, le constat est sans appel : les processus qui fonctionnaient hier sont pour la plupart devenus obsolètes aujourd’hui, et bien des tâches répétitives peuvent désormais être digitalisées et automatisées. Heureusement, les logiciels de gestion des processus métier tendent à se populariser dans le monde de l’entreprise. Leur but ? Soutenir l’évolution du fonctionnement des organisations pour les rendre plus efficaces.
Mais à quoi renvoie cette notion de gestion des processus métier ? Que peut apporter un logiciel de BPM à votre entreprise et sur quels critères vous baser pour le choisir ? Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur ce type d’outil.
Qu’est-ce qu’un processus ?
Pour bien comprendre l’enjeu des logiciels de gestion des processus métier, il nous faut dans un premier temps définir ce qu’est un processus. Concrètement, un processus renvoie à une séquence d’opérations ou de tâches s’effectuant dans un certain ordre devant aboutir à un résultat.
On retrouve également le terme anglais de “workflow” (flux de travail) assez régulièrement. Mettons tout de suite fin aux incertitudes : workflow et processus veulent dire exactement la même chose ! Cependant, au fil du développement des nouvelles technologies, le terme de workflow est devenu couramment employé pour désigner la gestion des processus par informatique. C’est pour cette raison qu’il n’est pas rare d’entendre parler de workflow et non de “processus” ou de “flux de travail” dans les domaines d’activité liés au numérique.
Qu’est-ce que la gestion des processus métier (BPM) ?
La gestion des processus métier, également appelée BPM en anglais (pour Business Process Management) consiste à optimiser de manière continue les différents processus d’une entreprise en poursuivant différents objectifs: rapidité, évolutivité, performance pure (capacité de traitement par exemple), fiabilité…
Pour ce faire, chaque workflow est travaillé selon le cycle d’amélioration suivant (ou sur une base similaire) :
- Analyse du processus actuel et de ses performances.
- Définition des mesures correctrices à mettre en place.
- Prototypage du processus optimisé sur un outil dédié.
- Déploiement du processus optimisé à l’aide d’un outil de gestion des processus métier.
- Surveillance du nouveau processus pour l’ajuster ou le reprendre si nécessaire.
Logiciel de gestion des processus métier : 4 avantages clés
Dans un contexte de digitalisation globale, miser sur la gestion des workflows comporte de nombreux avantages, dont voici les principaux :
# 1 – Une productivité en hausse
Toute organisation fonctionne sur la base d’un nombre plus ou moins important de processus qui lui permettent d’aboutir à des résultats. Plus cette quantité grandit, plus il devient compliqué de contrôler le bon déroulement des opérations et de dégager des axes d’amélioration lorsque c’est nécessaire.
La fonction principale d’un logiciel de gestion des processus est justement de vous assister dans cette tâche. Parmi ces logiciels, il y a ceux qui exécutent le dit processus pour faciliter le résultat et ceux qui supervisent les processus pour savoir ceux qui dysfonctionnent. Ces derniers, à l’aide d’indicateurs précis, permettent de visualiser l’ensemble des flux opérationnels et d’accéder à de précieuses informations, qui sont par la suite stockées et comparées avec les valeurs plus récentes. Moins de temps est donc passé sur les tâches à faible valeur ajoutée et tous les collaborateurs gagnent en efficacité au quotidien !
# 2 – Un flux de données fiabilisé
Une fois que votre solution de BPM est installée, vous obtenez une visibilité sur les processus outillés. Il devient donc bien plus simple d’identifier les points de blocage ainsi que les phases à risque afin de limiter les erreurs (simplification des champs à remplir, réduction de la quantité d’informations à fournir, autocomplétion…). Grâce à l’automatisation de certaines opérations, il est même possible d’aboutir à une fiabilité optimale, mais surtout constante sur la durée !
# 3 – Une collaboration facilitée
Transformation numérique oblige, les informations circulent toujours plus vite et les moyens pour travailler ensemble doivent s’adapter à la réalité du terrain.
Un outil de BPM peut considérablement améliorer la qualité de la communication entre les équipes : finis les tableaux Excel illisibles et les feuilles de papier perdues dans la nature ! Grâce aux notifications en temps réel et un partage de fichiers efficace, les interactions entre vos différents collaborateurs vont se fluidifier et se sécuriser, avec à la clé un gain de temps considérable.
# 4 – Une agilité accrue
Toute entreprise évolue au fil du temps, et avec elle, ses processus. Un logiciel de gestion des processus métier est un excellent moyen de conserver un potentiel d’adaptation élevé : nouveaux workflows à déployer, révision du déroulement d’une tâche existante… Cette flexibilité est une composante majeure pour rester proche de vos clients et de leurs besoins sur le long terme !
Voir aussi : Notre infographie sur les 4 points forts de la plateforme DAMAaaS
Comment choisir son logiciel de gestion des processus métier ?
Comme nous l’avons vu plus haut, un logiciel de BPM constitue un atout de premier plan pour votre entreprise. Mais attention ! De nombreuses solutions existent sur le marché, il est donc primordial d’avoir les bons critères de choix en tête au moment de prendre une décision.
Voici les principaux pour vous aider dans votre démarche :
Les fonctionnalités
Un des axes de réflexion principaux est d’identifier les fonctionnalités dont vous avez vraiment besoin dans votre prochain outil. Pour le déterminer, il va vous falloir au préalable définir clairement les raisons qui vous poussent à vous équiper d’un tel logiciel, puis lister les processus sur lesquels il doit intervenir et comment . De cette manière, vous aurez clarifié vos attentes et objectifs.
La simplicité de paramétrage et d’utilisation
Le but premier d’un logiciel de gestion des processus est d’optimiser le fonctionnement de votre entreprise, pas de la ralentir ! De fait, il doit être simple d’utilisation, à moins que vos équipes soient déjà familiarisées avec des outils de ce type. L’objectif est qu’une fois paramétrée et déployée, la solution puisse être rapidement maîtrisée par vos collaborateurs. Si vous optez pour un logiciel trop complexe et/ou non intuitif, les équipes l’utilisant au quotidien mettront bien plus de temps à se l’approprier et il sera parfois nécessaire d’investir dans des formations complémentaires (ce qui retardera d’autant l’atteinte du seuil de rentabilité).
Le coût
Le coût fait lui aussi partie des critères de choix d’une solution logicielle. Attention donc à ne pas vous lancer corps et âme dans votre quête du Saint-Graal : vous devez au préalable disposer d’un budget alloué à votre logiciel de gestion des processus métier. De cette manière, vous pourrez d’office éliminer les propositions trop onéreuses (et gagnerez un temps précieux). Préférez une solution qui propose un abonnement : le modèle “sans engagement” est appréciable lorsqu’on commence à outiller les processus métier.
Le potentiel d’évolution dans le temps
Croissance, nouveaux processus, turnover… Les facteurs inhérents à l’entreprise ont un impact sur la digitalisation des processus. Aussi, il est important d’avancer pas à pas et d’anticiper les évolutions dans le temps. Mieux vaut choisir une solution évolutive, que vous pourrez adapter comme bon vous semble aux enjeux futurs. Un outil personnalisable proposant un modèle d’abonnement sans engagement est à privilégier. Ainsi, le ticket d’entrée est maîtrisé et vous ne prenez pas trop de risque quant à l’évolutivité de l’outil.
Vous l’avez compris, la modernisation des workflows est une des pierres angulaires de la transformation numérique.. Mais n’allez pas trop vite dans l’acquisition de votre outil : un projet réussi est un projet mené de façon ordonnée, raison pour laquelle chez DAMAaaS, nous mettons en place avec nos clients une approche de co-construction. Vous avez une idée en tête ? Nos consultants se tiennent à votre disposition pour en discuter !
