La digitalisation des processus est, depuis quelques années, au cœur des réflexions des PME et des grandes entreprises. Et pour cause : elle est essentielle à une transformation digitale réussie. Transformer l’entreprise par les processus est une démarche progressive : elle doit être menée étape par étape pour ne pas déstabiliser toute l’organisation interne.
Commencer par la valeur métier
La dématérialisation des processus est une opération de transformation qui doit commencer par interroger la valeur métier. Vous devez avant tout définir les objectifs et la stratégie de l’entreprise puis cartographier vos processus existants afin d’identifier ceux qui fournissent le meilleur retour sur investissement (ROI). Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :
- Qui a impulsé le projet ?
- Quelles problématiques vous conduisent à digitaliser vos processus ?
- Est-ce un besoin général ou spécifique ?
- Quels outils sont utilisés aujourd’hui ?
- Sont-ils sous-utilisés ?
- Peuvent-ils être remplacés par des outils plus simples ?
Vous identifiez ainsi les processus prioritaires et les problématiques rencontrées par les différents services de façon à prioriser les chantiers de digitalisation des processus.
Sélectionner un projet initial
Si la transformation numérique vise une profonde mutation de l’organisation dans sa globalité, il convient de ne pas mener trop de projets de front. Mieux vaut avancer progressivement, en sélectionnant d’abord un projet initial en vue de l’étendre à d’autres services par la suite. Vous le savez, changer toutes les méthodes de travail trop massivement ou rapidement est fortement risqué ! Il est préférable d’opérer processus par processus. Vous observez ainsi d’abord des résultats à petite échelle et pourrez adapter la méthode si ceux-ci ne sont pas concluants.
Procéder étape par étape permet de lever les appréhensions des collaborateurs. La conduite du changement est plus douce et les évolutions sont vécues comme des améliorations auxquelles chacun a pu contribuer. Cet investissement personnel est clé dans la réussite de tels projets. Les collaborateurs doivent en effet être convaincus que les changements opérés répondent bien à leurs besoins et pas seulement à un effet de mode. Ils ont besoin de visualiser les objectifs tangibles de croissance et de productivité pour adhérer.
Une fois vos équipes “embarquées” et le premier essai transformé, vous aurez le champ libre pour transformer toute l’entreprise.
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Élargir la digitalisation des processus à l’ensemble de l’entreprise
Qui dit transformation numérique, dit agilité. Alors, une fois que vous avez terminé votre projet initial avec succès, vous pouvez commencer à étendre les outils à d’autres projets, en mettant à profit cette première expérience. (Pour aller plus loin : découvrez la méthodologie de projet INAGUA)
Cette “montée en charge” sera facilitée par l’usage d’une solution logicielle agile qui s’adapte aux besoins de chacun. Privilégiez donc une application conçue sur mesure avec vos équipes projet et déployable rapidement. Les applications DAMAaaS répondent parfaitement à ces critères : elles ne nécessitent pas de code informatique (pas de langage d’expert) et sont exécutables immédiatement. Résultat : vous obtenez votre solution personnalisée et “en production” en trois jours seulement. Vous avez ensuite la main pour construire d’autres applications sur le même principe, en toute autonomie ou avec l’aide des experts de l’éditeur INAGUA.
En résumé, si vous souhaitez transformer votre entreprise par les processus, voici deux conseils : avancez pas à pas et entourez-vous de professionnels de l’automatisation, aux méthodes agiles. Le changement est long à faire accepter, mais une fois qu’il est enclenché, il faut faire vite pour ne pas stagner inconfortablement entre deux mondes, entre deux méthodes ou entre deux outils… « Hâtez-vous lentement » serait la devise 🙂
