Digitalisation des processus : guide pour une transformation de l’entreprise réussie

Année après année, technologie après technologie, le numérique progresse au sein des entreprises. Les esprits changent, des outils informatiques plus performants les uns que les autres voient le jour, et les manières de travailler évoluent : la transition numérique semble bien engagée. 

Mais la crise du Covid-19 puis le recours généralisé au télétravail mettent en lumière une réalité plus nuancée : classée huitième au niveau mondial sur le degré de maturité digitale, la France ne figure pas (encore) parmi les ténors de la catégorie. Cette situation s’explique majoritairement par une transformation digitale assez hétérogène au niveau national. Par exemple, si les secteurs bancaires et des télécommunications figurent sur la liste des bons élèves, d’autres, comme l’industrie ou la santé, sont encore à la traîne. De la même manière, les petites entreprises sont globalement plus en retard que leurs homologues de plus grande taille sur ces problématiques. Parmi les lacunes majeures identifiées, on retrouve le phénomène de digitalisation des processus, qui peine à se généraliser. Pourtant, c’est un enjeu fort de notre époque, auquel est confrontée l’immense majorité des organisations.

Dès lors, comment mieux cerner ce concept ? Pourquoi est-il si important ? De quelle manière s’y prendre pour le mettre en pratique ? Voici ce que vous devez savoir.

 

Digitalisation des processus : définition

Parmi la myriade de termes plus ou moins techniques que comporte la transition numérique, les approximations ne sont pas rares. Afin de partir sur de bonnes bases, voici donc quelques éléments de définition.

La digitalisation des processus renvoie à l’ensemble des pratiques et outils permettant de simplifier et/ou fiabiliser les séquences d’opérations récurrentes (créer une campagne marketing, recruter un employé, valider le contenu d’un document…) d’une organisation à l’aide des nouvelles technologies, généralement par l’intermédiaire de workflows largement automatisés.

Si la définition semble logique, les apparences sont trompeuses ! Cette digitalisation des processus métier ne peut en effet pas se limiter au déploiement d’un logiciel. Il convient en effet de réaliser, en amont, un véritable état des lieux : identification des points de blocage et des attentes, priorisation, choix des solutions… La liste est longue !

 

Quels enjeux recouvre la digitalisation des processus ?

Bien intégrée au sein d’une stratégie de transformation globale, la digitalisation des processus de travail est capable d’offrir une réponse efficace à de nombreuses problématiques auxquelles sont aujourd’hui confrontés les chefs d’entreprises.

 

  • En premier lieu, elle offre un gain de temps non négligeable aux métiers, en automatisant des tâches souvent chronophages (et récurrentes) jusqu’alors réalisées manuellement. Digitaliser les processus permet principalement d’accélérer et de fluidifier l’enchaînement des tâches dans une équipe ou dans l’entreprise dans son ensemble.

Un outil adapté assure quant à lui une prise en charge des tâches plus immédiate, un passage de relais notifié entre les personnes impliquées et garantit globalement un meilleur déroulement du processus complet.

Finalement, tous les processus de l’entreprise, s’ils sont optimisés, assurent une qualité de service au client final… Enjeu stratégique s’il en est. Fidéliser un client coûte moins cher que de l’acquérir.

 

  • Deuxième point, la fiabilité. Les entreprises manipulent aujourd’hui une quantité croissante de données. Cependant les différents flux par lesquels transitent ces informations ne sont pas toujours optimaux, et pâtissent parfois d’une sécurité défaillante ou connaissent un risque d’erreurs élevé.

La digitalisation des processus vise précisément à endiguer ce phénomène en s’appuyant sur des outils appropriés. Par exemple, avec une solution adéquate, il est possible de définir plusieurs niveaux d’accès aux données tout en automatisant certains processus permettant de réduire drastiquement le taux d’erreurs.

 

  • Au même titre que les points précédents, la communication est elle aussi largement concernée par la digitalisation des processus. De nos jours, les échanges internes par voie traditionnelle (papier, mails…) peuvent vite créer des lenteurs et sont donc parfois inappropriés.

Avec la généralisation subite du télétravail au mois de mars dernier, les outils qui facilitent les interactions professionnelles se sont imposés aux yeux de tous : vidéoconférence, messagerie instantanée…

Autre point crucial, le travail collaboratif. La digitalisation permet de regrouper les différents acteurs d’un processus en rationalisant certaines séquences. En outre, l’actualisation des données en temps réel et les outils partagés permettant aux équipes de collaborer plus efficacement et d’être plus réactives face aux changements du quotidien.

 

Les étapes d’une transition réussie

Intéressons-nous désormais à la manière d’entamer la digitalisation des processus d’une entreprise. Dans cette optique, nous avons identifié huit grandes étapes clés essentielles pour mener à bien un tel projet.

 

  • Avant même de penser outils, la première étape d’un projet de digitalisation d’un processus métier consiste à identifier les problématiques qui ont amené le sujet sur la table : manque d’efficacité ? Fréquence d’erreurs de saisie en hausse ? Communication interne à la traîne ? 

Une fois les points de blocage identifiés, place à la définition des besoins. Ce point est crucial car c’est de lui que va découler tout le reste du cadrage. Il est donc fortement recommandé d’impliquer tous les services concernés dans la réflexion pour aboutir à une expression des besoins qui corresponde à la réalité du terrain.

 

  • Vient ensuite le temps de l’auto-évaluation. Ici, l’objectif est simple : mesurer le degré de maturité numérique de l’entreprise pour ensuite dresser une photographie de l’existant et des vides à combler. De cette concertation doivent émerger des axes d’amélioration prioritaires, qu’il conviendra de traiter avant les autres. 

Cette introspection doit aussi permettre d’établir une cartographie des outils que possède déjà l’entreprise : sont-ils tous utiles (et utilisés) ? Disposent-ils de fonctionnalités non exploitées ? Est-il nécessaire de déployer de nouveaux outils et le cas échéant, lesquels ?

 

  • La troisième phase consiste à établir une feuille de route, qui définit les points à améliorer en priorité, mais surtout les outils qui seront utilisés pour y parvenir. C’est ainsi que commence la recherche de nouvelles solutions digitales et d’éventuels prestataires (éditeurs, intégrateurs…)

 

  • Après la théorie, place à la pratique ! Les outils ont été choisis, les partenaires sélectionnés et les échéances indiquées. L’installation peut donc commencer. Durant le temps imparti au projet, acteurs internes et externes vont donc travailler de concert pour préparer, installer et tester le ou les nouveaux outils. 

Chez DAMAaaS, nous allons même plus loin dans notre démarche ! Grâce au principe de co-construction, nous impliquons nos clients dans chaque étape du projet afin d’aboutir à une satisfaction maximale. DAMAaaS ne participe pas aux phases d’analyse transverse que l’on nomme communément BPA (Business Process Analysis). Nous n’intervenons que sur demande, sur un ou plusieurs cas de processus à « outiller » pour en faciliter l’exécution, la normalisation, l’homogénéisation de l’exécution… 

La notion de co-construction doit être considérée comme un des axes fondateurs de la démarche de Design Thinking utilisée dans la création de nouveaux services. Pour bien faire, il est primordial de faire intervenir les acteurs quotidiens, de co-construire l’application dans laquelle ils vont travailler quotidiennement.

 

  • Une fois que tout est fonctionnel, la formation des équipes devient la priorité (lorsqu’elle est nécessaire). Si cette étape est parfois envoyée aux oubliettes, elle n’en est pourtant pas moins importante que les autres ! Pour observer des effets positifs à l’issue de la digitalisation des processus, il est en effet primordial que les collaborateurs soient autonomes dans l’utilisation des nouveaux logiciels mis à leur disposition.

 

Chez DAMAaaS, la formation est instantanée : elle se fait généralement lors des ateliers de co-construction. Le besoin de former des utilisateurs est quasiment inexistant puisque l’interface guide l’utilisateur. Le concepteur de l’application, quant à lui, aura participé à la création, aura expérimenté la solution et sera donc déjà dans l’outil.

 

Pour finir, n’oublions pas que le suivi des évolutions techniques doit être effectué avec la plus grande rigueur. Certains outils vont nécessiter des ajustements (élimination de bugs, mises à jour…). Ce n’est pas le cas avec des solutions comme DAMAaaS, puisque les utilisateurs sont acteurs et décisionnaires dans la construction de la plateforme. Des KPI devront également être définis assez rapidement pour opérer un suivi des performances sur la durée, puisque ce sont eux qui permettront de statuer sur le degré de succès du projet.

La digitalisation des processus est une démarche particulièrement saine pour les entreprises dans le contexte actuel. Ce type de projet nécessite un plan d’actions et doit être abordé avec la plus grande rigueur.

 

Vous souhaitez optimiser vos processus dès aujourd’hui ? DAMAaaS vous propose une solution innovante et flexible pour automatiser vos processus métier en quelques heures, sans aucune programmation. Grâce à la co-construction méthodologie tirée du Design Thinking, vous parviendrez, en vous appuyant sur leurs équipes, à déployer les ou l’application qui correspond le mieux à vos enjeux.

Nicolas Loiret

Par Nicolas Loiret, le

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *