Les processus sont au cœur de l’activité des entreprises, qu’il s’agisse de processus propres à un métier ou de processus support. Pour être effective, la transformation numérique des entreprises doit nécessairement passer par la digitalisation de ces processus. Celle-ci permet en effet d’enclencher une augmentation de la productivité des équipes et une amélioration considérable du fonctionnement de l’entreprise.
Digitalisation des processus : ça veut dire quoi ?
La digitalisation des processus passe par la notion de workflow. C’est-à-dire une représentation digitale d’un processus dans son intégralité avec les parties prenantes et actions associées.
Digitaliser les processus permet principalement d’accélérer et de fluidifier l’enchaînement des tâches dans une équipe, une entreprise ou entre entreprises. L’outil permet d’assurer une prise en charge plus immédiate, un passage de relais notifié entre les personnes impliquées et garantit globalement un meilleur déroulement du processus complet.
DIGITALISER NE VEUT PAS DIRE TUER L’EMPLOIAttention cependant aux écueils : certaines structures considèrent que leurs processus sont digitalisés lorsque l’ensemble des documents qui circulent sont dématérialisés. Or, digitaliser et automatiser les processus métiers de façon efficiente suppose de les repenser dans leur globalité, notamment en tenant compte de la collaboration qu’ils nécessitent (interactions entre les collaborateurs, échanges d’informations…). Digitaliser les processus et automatiser certaines tâches ne signifie pas faire un trait sur l’humain, bien au contraire. |
Digitaliser les processus : 3 pièges à éviter
Avancer sans vision stratégique globale
Pour réussir votre digitalisation des processus, il est d’abord nécessaire d’adopter une vision stratégique claire : ce chantier n’est pas seulement un chantier informatique. Il concerne et impacte les méthodes de travail et l’organisation dans sa globalité. Les équipes opérationnelles sont directement impactées. De fait, aucun projet de transformation digitale, de digitalisation des processus ne peut être mené à bien si les équipes n’y adhèrent pas. Une profonde réflexion stratégique doit donc être menée en amont du projet. Ainsi qu’une étape de diagnostic pour préparer les esprits au changement et identifier les éventuelles résistances.
Aller trop vite
Pour réussir votre projet de transformation digitale, vous avancerez pas à pas, processus par processus, et veillerez surtout à ne pas brûler les étapes ! Prenez le temps d’identifier les chantiers prioritaires et envisagez-les comme des PoC (preuves de concept), pouvant être répliqués par la suite. Gardez en tête qu’au-delà des équipes, vos clients, fournisseurs ou partenaires peuvent être impactés par la mise en place de processus dématérialisés. Mieux vaut avancer doucement et s’assurer de l’adhésion de chacun pour garantir le bon fonctionnement de ces nouvelles méthodes de collaboration.
Choisir une solution inadaptée
Vous l’avez compris, l’adhésion des parties prenantes est centrale dans un chantier de dématérialisation des flux d’informations. Par conséquent, un logiciel métier non intuitif, trop spécifique, trop rigide et peu évolutif peut véritablement mettre en péril le bon déroulement des process. Un outil inadapté peut entre autres générer des pertes de temps et de données, une baisse de productivité et de motivation des collaborateurs, des pertes financières… Or, digitaliser les processus, c’est avant tout viser une meilleure performance pour l’organisation. Alors il n’est pas question d’obtenir l’effet inverse en choisissant la mauvaise solution.
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Digitalisation des processus : quelles opportunités ?
Pour commencer, la digitalisation des processus permet de faire des économies matérielles et énergétiques. Les frais d’impression et de stockage de documents sont évidemment réduits, ainsi que l’empreinte de l’entreprise sur l’environnement. Les collaborateurs, quant à eux, se concentrent davantage sur les tâches à valeur ajoutée et ne réalisent plus de tâches inutiles (ressaisies, doublons…). Cela permet de réels gains de productivité et ouvre donc la voie à une meilleure performance financière.
Deuxièmement, digitaliser les processus contribue à faciliter les interactions et la circulation de l’information entre les différents services ou filiales. Les informations sont plus faciles à trouver et accessibles à tout moment par toutes les personnes impliquées (et autorisées) dans un processus.
Vous gagnez également en qualité de données par la sécurisation des flux d’informations d’un processus digitalisé. Les acteurs d’un processus sont authentifiés et toutes les actions qu’ils effectuent sont tracées et conservées dans l’historique. Il est également possible de contrôler le niveau d’accès aux données avec une granularité très fine à l’aide de solutions comme DAMAaaS.
Enfin, la digitalisation des processus cultive l’agilité des équipes sur le long terme. Avec DAMAaaS, les collaborateurs peuvent en effet faire remonter des idées d’amélioration des tâches métier, pour optimiser le fonctionnement interne ou augmenter la satisfaction client (voir l’exemple d’une Boîte à idées avec DAMAaaS).
Vous l’aurez compris à travers ce billet, la digitalisation des processus est réellement essentielle à tout projet de transformation digitale. Mieux : elle est tout bonnement une des clés de réussite. Elle mérite donc une réflexion profonde qui nécessite de clarifier vos besoins, vos objectifs et vos ressources disponibles. Pourquoi ne pas en discuter avec un expert ?
