Suite à la crise sanitaire du Covid-19, une grande partie des entreprises ont dû prendre le virage du 100 % télétravail dans l’urgence. Un réel travail de réorganisation et d’adaptation a alors été effectué notamment pour maintenir la communication et la collaboration entre les équipes. Cette démonstration d’agilité est maintenant amenée à s’ancrer dans les organisations sur le long terme. Dans ce contexte, comment optimiser le fonctionnement opérationnel de l’entreprise en gardant l’humain au centre du projet ?
Télétravail, mobilité, collaboration multi-sites : la nouvelle donne
Le temps où les collaborateurs passaient leurs journées au bureau est clairement révolu. Travail à distance, mobilité, déplacements professionnels fréquents : les employés sont quatre fois plus nombreux à travailler en mobilité aujourd’hui qu’en 2007.
La collaboration à distance concerne aussi des relations professionnelles externes : franchisés/franchiseurs, filiales/maison mère, fusion/acquisition…
De plus, le rythme de travail évolue : 24 % des salariés travaillent de plus en plus souvent en dehors des heures de bureau. Ils apprécient donc d’avoir accès à leur environnement de travail à tout moment, y compris dans les transports lors de leurs déplacements ou à domicile.
Cet essor du travail à distance a des conséquences sur le fonctionnement opérationnel de l’entreprise. Comment s’adapter à l’absence (physique) des collaborateurs ? Comment entretenir le sentiment d’appartenance, appliquer des règles claires et les faire respecter ?
Bonne nouvelle : de nombreux outils collaboratifs permettent de travailler, communiquer et travailler ensemble n’importe quand et n’importe où. La multiplication des outils ou supports d’échanges digitalisés comporte néanmoins des risques : perte de temps, dispersion, perte d’informations, inefficacité voire absence de résultats…
Les processus pour favoriser la collaboration et optimiser le fonctionnement opérationnel interne
Selon les salariés, le travail collaboratif a un impact particulièrement positif sur le partage des connaissances, la productivité des équipes, la résolution des problèmes, la motivation des salariés et la créativité. Seulement voilà, “travailler ensemble” (et efficacement !) n’est malheureusement pas inné.
La mise en place d’un pilotage par les processus permet d’améliorer les pratiques collaboratives et fluidifier la circulation de l’information.
La crise sanitaire de 2020 le montre : l’usage des solutions numériques collaboratives a fortement augmenté. Pourquoi ? Parce qu’elles structurent, coordonnent et permettent de partager et faire respecter les enchaînements de tâches entre les équipes, sous forme de workflows. Ces outils simplifient les synergies entre les collaborateurs, sans altérer la sécurité des données et la traçabilité des opérations (tableaux de bord, notifications…). Ils ont aussi pour effet de faire tomber les silos internes, mais aussi externes.
Pour qu’elle soit pleinement efficace, cette structuration de processus est à réaliser à partir d’un seul et même outil. De cette façon, toutes les parties prenantes d’un processus ont accès à la même source d’information et contribuent à la bonne marche des dossiers au moment où ils les concernent, sans avoir besoin d’être au même endroit que leurs collègues pour collaborer ou prendre une décision.
Une solution collaborative type “boîte à outils” comme DAMAaaS vous permet de construire des applications sur mesure, selon vos besoins, qui s’adapteront facilement aux évolutions de votre entreprise. Une solution comme DAMAaaS vous donne les moyens de renforcer la collaboration et de réellement optimiser le fonctionnement de votre organisation.
LE COLLABORATIF AU COEUR DE LA DYNAMIQUE ENTREPRENEURIALE
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