Les outils de modélisation ou d’automatisation des processus permettent de créer des solutions informatiques qui répondent à deux besoins principaux : gérer des données et suivre la vie d’une tâche ou flux de travail. Pour concevoir ces solutions, on s’appuie traditionnellement sur les processus. C’est ce que l’on appelle une approche “Process driven” bien connue des DSI.
Mais depuis quelques années, cette dernière semble avoir atteint ses limites dans les entreprises… L’approche “Data driven” est le nouveau mot d’ordre des organisations qui souhaitent valoriser leurs données dans la construction de leurs processus métiers. Alors, quelle voie choisir pour un DSI soucieux d’apporter les outils les mieux adaptés à sa structure ? Et si la combinaison des deux philosophies pouvait aider les entreprises à faire un bond en avant ?
Qu’est-ce qu’une approche Process driven ?
Les datas et les workflows sont les piliers des applications d’automatisation des processus. Prenons un exemple concret pour illustrer cette affirmation : la demande de congé. Une fois dématérialisée dans un outil, la demande de congé prend la forme d’une “fiche” qui trouve sa place dans un processus comportant différentes étapes (ouverture, validation clôture, etc.) : celles-ci sont matérialisées dans un workflow (littéralement flux de travaux), de façon à ce qu’elles enclenchent de manière automatique une série d’actions. Par exemple, une demande de congé effectuée par un salarié peut générer une notification automatique au DRH, lui demandant une approbation. Toutes les données relatives à cette fiche “demande de congé” sont alors centralisées dans l’outil et une partie du processus de validation est automatisé.
Historiquement, les outils de digitalisation des processus proposent, en conception, une approche Process driven, c’est-à-dire guidée par les processus, les workflows. Pour l’utilisateur final, cela ne fait pas de grande différence. Davantage pour le DSI ou le responsable métier impliqué dans l’étape de conception de la solution.
Une application conçue en mode Process driven s’attache d’abord à construire le squelette de la solution, structuré sur la vision globale du flux d’information, des étapes de vie des tâches. Les données sont intégrées dans un second temps aux processus. Pour reprendre l’exemple de la demande de congé, il s’agirait de définir d’abord les étapes de la fiche (demande, validation, approbation/refus, clôture…), avant d’y insérer les données (date, validateur, etc.). Cette approche est d’essence plutôt technologique et suppose une vraie expertise en matière de gestion des processus métier.
D’ailleurs, l’approche Process driven nécessite bien souvent une cartographie des processus, visant à faire rentrer les process de l’entreprise dans des schémas communs afin de faciliter leur modélisation. Une bonne idée sur le papier, mais une démarche plus lourde et qui devrait surtout arriver en amont pour prioriser les sujets à outiller en choisissant ceux qui ont le plus d’impact sur l’efficacité de l’entreprise.
Pourquoi l’approche Data driven a-t-elle le vent en poupe ?
L’approche Data driven, quant à elle, fait passer la donnée avant le processus. La conception de l’outil part de la data (base de données, dates, collaborateurs impliqués…), ensuite seulement sont identifiés les processus. Avec l’exemple de la demande de congé, une approche Data driven proposerait d’identifier les données nécessaires comme la date du congé, la personne en charge de la validation, les notifications à prévoir… Puis, la modélisation du processus serait élaborée à partir de ces informations.
Un outil piloté par les données est accessible par le plus grand nombre. Une fois déployé, il est facile pour les métiers à animer et faire vivre au quotidien, parce que construit au plus près du terrain.
L’approche Data driven est particulièrement plébiscitée par les entreprises, et notamment par les métiers, car elle correspond davantage à leur façon d’exprimer leurs besoins. En effet, lorsque les métiers recherchent des solutions IT, ils expriment rarement leurs attentes en termes de process, mais en termes de besoins concrets, de datas, d’information.
Et s’il existait une approche “Data Process driven” ?
En tant que DSI, votre position est délicate. D’un côté, vous faites face à la direction de l’entreprise, qui détient une vision business et se concentre sur le pilotage global des projets dits stratégiques. De l’autre côté, vous avez affaire aux métiers, qui sont animés par des besoins plus opérationnels, ceux du quotidien. Ces derniers déplorent le manque d’outil pour les épauler. Or, ce sont en grande partie ces “petits” besoins qui maintiennent l’activité globale de l’entreprise… Comment vous positionner et devenir le partenaire stratégique de la direction et des métiers ?
Chez DAMAaaS, nous pouvons vous aider à atteindre cet objectif. Nous proposons une conception en mode “Data Process driven”. Car, pour nous, les données et les workflows doivent cohabiter pour donner lieu à des processus efficaces. Vous tirerez de cette approche de nombreux avantages.
D’abord, nous l’avons dit plus haut, les métiers expriment leurs besoins en termes de data, d’information et non de processus (ils parleront de dates, d’approbations, de familles d’acteurs…). La donnée prime sur les processus. Ceci dit, au sein de la DSI, vous aurez plutôt tendance à parler de processus pour concevoir des outils numériques… Deux mondes parallèles et c’est ce qui donne souvent lieu à des incompréhensions voire des discordes entre la DSI et les métiers. D’ailleurs, ces deux niveaux de discours sont traditionnellement réconciliés via les cahiers des charges complexes, existant pour traduire les besoins métier en solutions techniques. La rédaction de cahier des charges est chronophage et nécessite un intermédiaire, parfois source d’incompréhensions. Chez DAMAaaS, nous avons bien conscience de ce point de douleur. C’est pourquoi nous impliquons directement les « faiseurs », les métiers et la DSI. Ceux-ci sont en charge de la conception des applications dans DAMAaaS en commençant par l’intégration des données nécessaires dans un formulaire, constituant les étapes de construction du workflow…
DAMAaaS permet de concevoir des applications directement à partir de l’expression des besoins des métiers, au travers d’ateliers de co-construction. Cette approche change tout pour les métiers, mais aussi pour les DSI, qui sont en mesure de répondre plus rapidement et plus efficacement aux attentes des clients internes. Les besoins des métiers sont traduits, sans programmation, en applications opérationnelles, en quelques heures seulement.
L’objectif de la plateforme DAMAaaS est clair : proposer aux utilisateurs finaux un outil accessible, compréhensible par tous. Bonne nouvelle pour les métiers, mais aussi pour vous, DSI, qui n’aurez pas besoin de mettre en place un lourd accompagnement au changement. Les métiers prennent en main l’outil et les applications DAMAaaS en toute simplicité, de façon intuitive.
L’environnement de conception DAMAaaS permet de s’outiller à moindre coût pour répondre à tous les besoins des métiers. Elle permet d’améliorer la qualité de service de l’entreprise à tous les niveaux. En plus, elle réconcilie les mondes de l’IT et des métiers en les aidant à parler le même langage. Que demander de mieux ?
